Exigences en matière de rapports financiers pour 2025-2026

1.1 Contexte

L'établissement de rapports sur l'utilisation des fonds de contribution destinés aux peuples autochtones et aux autres Canadiens est un élément essentiel du cadre de contrôle de la gestion des paiements de transfert. RCAANC et SAC (ci-après « les ministères ») doivent démontrer au Parlement, par l'intermédiaire de leurs ministres respectifs, que tous les fonds, y compris ceux qui sont transférés aux bénéficiaires autochtones et aux autres bénéficiaires, sont utilisés conformément aux modalités énoncées dans les ententes de financement.

Les ministères examinent les renseignements financiers et non financiers fournis par les bénéficiaires à l'appui des activités de conformité annuelles. Cet examen permet de déterminer si les fonds fournis sont utilisés aux fins prévues et si les bénéficiaires conservent une stabilité financière suffisante pour continuer à fournir les programmes et les services financés.

Les ERF sont conçues pour aider les bénéficiaires de fonds de contribution à respecter les obligations en matière de responsabilité financière, de transparence et de production de rapports énoncées dans les modalités de leurs ententes de financement respectives avec les ministères. Le présent document doit être lu conjointement avec l'entente de financement du bénéficiaire.

D'autres intervenants peuvent participer à la gestion de l'entente de financement, notamment le comptable du bénéficiaire, les cabinets d'audit ou les organismes qui reçoivent une partie du financement. Les bénéficiaires peuvent communiquer les ERF à toutes les parties concernées, car chacune d'entre elles doit comprendre et respecter les obligations applicables en matière de rapports financiers annuels.

6.1 Premières Nations, conseils tribaux et organisations politiques des Premières Nations

6.2 Bénéficiaires autres que les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations

Les bénéficiaires autres que les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations doivent se référer à leur entente de financement ou consulter le responsable de leur ministère pour déterminer quel ensemble de rapports s'applique à leurs opérations, soit F-0190, F-0191 ou F-0192.

6.3 Organismes (également appelés « tierces parties »)

Dans certains cas, les ministères peuvent fournir des fonds de contribution à un bénéficiaire qui, à son tour, transfère une partie ou la totalité de ces fonds ainsi que les obligations connexes (telles que l'exécution de programmes et la prestation de services) à un organisme, tel qu'il est indiqué dans les modalités de l'entente de financement. Dans ce cas, le bénéficiaire initial reste entièrement responsable du respect de toutes les obligations énoncées dans l'entente de financement.

Le bénéficiaire et l'organisme doivent avoir leurs propres modalités pour la gestion du financement de la contribution par l'organisme. L'organisme doit fournir au bénéficiaire ses états financiers, car les ministères peuvent demander une copie des états financiers de l'organisme par écrit au bénéficiaire.

7.1 États financiers annuels vérifiés

Remarque : Le redressement des états financiers vérifiés ne doit être envisagé que si un événement qualifié d'exceptionnel se produit (p. ex. , une inexactitude matérielle due à une erreur comptable, le non-respect des principes comptables généralement reconnus). Les normes de CPA Canada doivent être appliquées lorsqu'un redressement est demandé par le bénéficiaire et que la raison du redressement doit être indiquée dans les notes aux états financiers.

Lorsque la soumission est requise, l'ensemble des états financiers annuels vérifiés doit comprendre, au minimum, les éléments suivants :

7.2 Tableau des revenus et des dépenses (également appelé « Annexe A »)

Remarque : À la fin de l'exercice financier, les ministères fournissent aux bénéficiaires leur Rapport de confirmation de financement et des créditeurs à la fin de l'Exercice (CAFE). Afin de permettre un examen rapide et efficace par le ministère, il est recommandé pour les bénéficiaires d'utiliser ce rapport, ainsi que leur entente de financement, lors de la préparation de leurs demandes au titre de l'annexe A. Si ce rapport n'a pas été reçu avant le 30 avril, les bénéficiaires doivent communiquer avec leur personne-ressource au ministère pour en obtenir une copie. Les bénéficiaires qui ont plus d'une entente de financement avec les ministères recevront un rapport séparé pour chaque entente de financement.

Il est suggéré de soumettre une annexe A distincte pour chaque domaine fonctionnel indiqué dans le rapport et l'entente de financement. Chaque annexe A doit présenter les revenus et les dépenses ventilées par mode de financement (fixe, flexible ou global) et par projet(s), le cas échéant.

L'annexe A :

1. ne fait pas l'objet d'un audit pour les ensembles de rapports F-0080, F0081, F-0190 et F-0192; les bénéficiaires peuvent choisir de préparer eux-mêmes les annexes ou de les faire préparer par leurs auditeurs respectifs;
2. doit faire l'objet d'un audit pour l'ensemble de rapports F-0191;
3. doit être préparée selon la méthode de la comptabilité d'exercice, en comptabilisant les revenus et le financement obtenu au cours de la période de référence et en déduisant les dépenses encourues. Les produits doivent être comptabilisés dans l'exercice au cours duquel les transactions ou événements sous-jacents se produisent, conformément au principe de comptabilisation des produits;
4. doit indiquer les montants budgétés et réels de l'année en cours, ainsi que les montants réels de l'année précédente;
5. doit détailler les revenus provenant de toutes les sources, y compris les fonds reçus d'autres ministères, d'entreprises privées et d'autres sources;
6. doit détailler les soldes d'ouverture et de clôture des fonds différés ou non dépensés, le cas échéant;
7. doit indiquer les dépenses ou les transferts correspondants dans l'année au cours de laquelle les biens et les services sont acquis et un passif est engagé;
8. doit exclure les éléments non monétaires tels que l'amortissement, les créances douteuses, les pertes sur les cessions d'actifs, etc;
9. peut inclure tout renseignement supplémentaire pertinent pour les annexes et les états financiers;
10. doit être signé par un représentant autorisé du bénéficiaire, car cette signature sera vérifiée par les ministères. Si plusieurs annexes sont soumises, une page de couverture signée est acceptable.

7.3 Tableau de rémunérations et des dépenses

7.4 Tableau de la réserve de biens meubles (annexe D)

Les bénéficiaires qui ont reçu un financement global du programme de santé (ou une entente de « transfert », de « financement souple » ou de « transfert souple » par le biais d'ententes datées d'avant avril 2012) doivent fournir un tableau de la réserve de biens meubles, en plus d'un rapport de l'auditeur ou un rapport de mission d'examen de l'auditeur.

7.5 Lettre de recommandations de l'auditeur à la direction (Lettre de l'auditeur)

Le manuel CPA recommande aux auditeurs de présenter au comité d'audit ou à un organe de direction similaire toute lacune dans les contrôles internes identifiée à la suite de la mission d'audit. Cette communication est appelée « lettre de l'auditeur » ou « lettre de contrôle interne ». Ces lettres et les recommandations qu'elles contiennent sont des outils de gestion précieux qui peuvent aider le bénéficiaire à mettre en place et à améliorer ses capacités financières et administratives.

Le manuel exige également que les auditeurs communiquent, par écrit et en temps utile, aux personnes chargées de la gouvernance les déficiences significatives des contrôles internes identifiées au cours de l'audit. Il est fortement recommandé d'inclure la « lettre de l'auditeur » ou la « lettre de contrôle interne » dans l'ensemble de rapports financiers fourni au(x) ministère(s). Toutefois, la présentation de cette lettre devient obligatoire lorsque le bénéficiaire est en défaut, tel que défini dans les dispositions applicables en matière de défaut de l'entente de financement.