Notes d'orientation sur la réclamation des dépenses admissibles

Préambule

Les dispositions des permis de prospection concernant les dépenses admissibles découlent du critère de l'offre d'exécution des travaux, par lequel on sélectionne les soumissions gagnantes pour les terres à explorer. Ces soumissions représentent le montant total que le soumissionnaire propose de dépenser en travaux d'exploration sur les terres au cours de la première période de validité (Période 1). Le tableau des dépenses admissibles associé à chaque permis de prospection décrit la façon dont les coûts des travaux d'exploration de différentes catégories peuvent être réclamés et approuvés. Jusqu'en 2002, on se référait habituellement à des taux fixes applicables à différents types d'activités.

En 2002, un groupe de travail, formé de représentants de la Direction du pétrole et du gaz du Nord (DPGN), de l'Association canadienne des producteurs pétroliers (ACPP) et de membres de l'ACPP possédant une expérience précise en matière d'exploration pétrolière au nord du 60e parallèle et un vif intérêt à cet égard, a cherché des moyens d'améliorer la gestion des dépenses admissibles. Les membres du groupe de travail se sont entendus sur le fait que le montant des dépenses doit être réclamé en fonction du coût réel (méthode du 'prix coûtant') plutôt que de taux prédéterminés. Les présentes Notes d'orientation ont été rédigées afin d'aider les entreprises et la DPGN à mettre en application la nouvelle approche.

Les trois points suivants doivent être signalés :

• Tout d'abord, les Notes d'orientation traitent d'une disposition précise et restreinte des permis, c'est-à-dire du remboursement du dépôt de garantie d'exécution des travaux (et de tout loyer dans la deuxième période du permis de prospection). Le but n'est pas de couvrir l'ensemble des coûts des demandeurs, mais plutôt une forte proportion des dépenses encourues, représentative du coût total. Seuls les coûts qui peuvent être attribués directement aux travaux de prospection des terres spécifiquement visées par un permis et ceux engagés au cours de la durée de validité du permis seront pris en compte. Les coûts de certains services de soutien ou services auxiliaires entreront dans une catégorie 'frais divers', représentant 10 % des principales dépenses admissibles.
• Ensuite, la pertinence des Notes d'orientation sera évaluée selon la mesure dans laquelle elles permettront de mieux gérer les futurs permis délivrés en application de la méthode du 'prix coûtant'. Les Notes pourront donc être révisées au besoin.
• Enfin, l'exigence d'homologation par un vérificateur externe des principaux coûts de forage des puits permettra au gestionnaire de s'assurer de l'exactitude des soumissions. On s'attend également à ce qu'une telle exigence simplifie l'application de la disposition relative aux dépenses admissibles.

Section A. Généralités

Ces Notes d'orientation décrivent les types et catégories de dépenses qui peuvent être jugées admissibles selon les conditions des permis de prospection délivrés conformément aux Parties II et III de la Loi fédérale sur les hydrocarbures dans les domaines qui relèvent de la compétence du Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada. Ces Notes sont destinées à aider le titulaire du titre (permis de prospection) ou son représentant à demander un remboursement à la Direction du pétrole et du gaz du Nord, du ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada.

D'une façon générale, le principal critère de sélection des offres pour les permis de prospection délivrés dans le Nord est l'offre d'exécution des travaux. Il s'agit du montant total que le soumissionnaire propose de dépenser en travaux d'exploration au cours de la Période 1 du permis de prospection. L'annexe III de chaque permis, le tableau des dépenses admissibles, détermine la base du remboursement des dépôts de garantie d'exécution des travaux ayant trait à la Période 1 des permis de prospection, et des loyers annuels, s'il y a lieu. Les dépenses admissibles relatives aux permis de prospection délivrés à partir de 2002 seront calculées selon le ' prix coûtant ' (c.-à.-d., le coût réel), sous réserve de certaines restrictions indiquées dans les présentes Notes d'orientation. (Dans le cas des permis de prospection délivrés avant 2002 pour lesquels l'utilisation de la méthode du ' prix coûtant ' est indiquée dans le tableau des dépenses admissibles ou lorsqu'une telle approche a été pré-approuvée, l'étude des soumissions doit être fondée sur les présentes Notes d'orientation. Dans de tels cas, le 10 % prévu pour les frais généraux est considéré comme équivalent à la catégorie 'Frais divers'.)

Seules les dépenses directement applicables aux travaux de prospection sont admissibles. Les présentes Notes d'orientation visent à aider le demandeur à déterminer les coûts aux fins de remboursement du ' prix coûtant '. Les frais liés au personnel administratif, à la gestion de programme et à l'interprétation des données, de même que les frais généraux d'entreprise, ne seront pas considérés comme des dépenses admissibles. Par contre, le demandeur peut réclamer un montant représentant 10 % de ses dépenses admissibles directes pour les frais divers, y compris les frais généraux (sans exclure les autres), engagés à l'appui des projets de prospection.

Les coûts admissibles sont nets de TPS, taxes de vente et autres taxes. Les frais d'utilisation des terres et les droits d'accès, le loyer afférent aux baux de surface, le coût de préparation de demandes pour l'autorisation de réglementation et d'accès et pour le processus de réglementation en soi ne sont pas des articles admissibles pour remboursement au ' prix coûtant ', mais sont pris en compte indirectement dans l'allocation de 10 % pour frais divers. Les dépenses indirectes telles l'amortissement et les réserves, les frais d'intérêt et les autres frais liés aux capitaux empruntés et aux produits de placement, les frais généraux et toutes autres dépenses qui peuvent être considérées comme excessives ou celles que le demandeur n'a pas engagées dans l'exécution de travaux exploratoires sur les terres visées par le permis de prospection ne sont également pas admissibles.

Tous les coûts admissibles doivent correspondre aux travaux approuvés par l'Office national de l'énergie (ONE) aux termes de l'alinéa 5(1)b) de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada (COGOA). Il faut satisfaire aux exigences en matière de rapport imposées par l'ONE dans le cadre des dispositions appropriées avant qu'un remboursement ne soit accordé.

Section B. Mobilisation et démobilisation

Le demandeur peut réclamer les coûts de mobilisation et de démobilisation d'équipement et de fournitures qui sont des éléments de coût distincts d'une activité et imputés directement à cette dernière. Les coûts doivent être raisonnables dans les circonstances et suffisamment documentés (facture d'une tierce partie ou relevé de facturation d'une coentreprise).

Les coûts liés à la résiliation d'un contrat conclu de bonne foi par le demandeur afin de mobiliser et de conserver de l'équipement dans le Nord peuvent être réclamés à titre de dépenses admissibles.

Lorsque de l'équipement (p. ex., matériel de prospection sismique ou appareil de forage) est mobilisé dans une région ou un secteur afin d'exécuter des travaux liés à plus d'un projet, les frais de mobilisation ou de démobilisation doivent être répartis équitablement. Dans de tels cas, le coût admissible sera moindre que :

1. le coût réel de mobilisation et de démobilisation imputé aux travaux et documenté par une facture d'une tierce partie ou un relevé de facturation d'une coentreprise;

   ou

2. une répartition raisonnable des coûts, fondée sur la formule suivante ou sur un mode de calcul semblable;

Coût réparti de mobilisation et de démobilisation

= ((Coût total de mobilisation et de démobilisation) × (jours d'exploitation pour les travaux pouvant faire l'objet d'une réclamation de dépenses admissibles)) ÷ (total des jours d'exploitation entre la mobilisation et la démobilisation))

Pour des travaux de prospection sismique : les 'jours d'exploitation' débutent lorsque la consignation des données ou le forage d'un trou de mine (s'il y a lieu) commence et se terminent à la fin de la consignation des données.

Section C. Coûts liés à l'attente entre les saisons

D'une façon générale, les coûts liés à l'attente seront un élément intégral des coûts de travaux de forage ou de prospection sismique et seront documentés par un relevé de facturation d'une coentreprise ou d'une autorisation de dépenser et d'une facture d'une tierce partie. Toutefois, le demandeur peut avoir à assumer des coûts liés à l'attente entre les saisons qui ne sont pas directement imputables à une activité. Dans sa réclamation de dépenses admissibles, le demandeur peut inclure des coûts supplémentaires liés à l'attente, si les conditions suivantes sont respectées.

1. Des travaux conjoints ont bel et bien eu lieu. Les coûts indépendants liés à l'attente ne sont pas des dépenses admissibles.
2. Les frais ont été engagés par le demandeur, documents à l'appui, comme une facture d'une tierce partie.
3. Les coûts, dans les circonstances, sont jugés raisonnables.
4. On a procédé à une répartition de coûts liés à l'attente entre tous les travaux pour lesquels l'équipement a été utilisé (p. ex., puits de forage ou de prospection sismique) avant ou après la période d'attente.

Section D. Aires de rassemblement

Les coûts engagés par le demandeur dans la construction et l'entretien d'une aire de rassemblement régionale ou d'un camp de base installé pour plusieurs saisons, qui lui sont facturés par une tierce partie, ne sont pas considérés comme des dépenses admissibles. Ces coûts entrent dans la catégorie des coûts des services de soutien, couverts par l'allocation de 10 % pour frais divers.

Les coûts de la mise en place d'une aire de rassemblement pour une seule saison ou une seule fin sont considérés comme des dépenses admissibles de travaux conjoints et feront l'objet d'une prise en compte intégrale selon la méthode du 'prix coûtant'.

Section E. Travaux de forage

Le point de départ habituel aux fins du calcul des coûts admissibles est le début de la construction des routes d'accès et du site de forage ou le début du déplacement de l'appareil de forage, des produits consomptibles et de l'équipement à une aire de rassemblement jusqu'au site de forage, selon la première de ces deux éventualités.

Les coûts admissibles cessent habituellement d'être comptabilisés au moment où l'appareil de forage et l'équipement sont entreposés de nouveau à une aire de rassemblement ou à la fin des obligations contractuelles du demandeur concernant l'appareil de forage, selon la dernière de ces deux éventualités.

Sous réserve du respect des conditions énumérés aux sections B et C, le demandeur peut également inclure les coûts de mobilisation ou de démobilisation et les coûts liés à l'attente ' entre les saisons ' dans sa réclamation de dépenses admissibles.

Le demandeur peut réclamer les coûts de préparation des sites de forage, tels la construction d'un refuge extracôtier et d'une berme ou la construction de routes d'accès, engagés au cours de la saison des travaux, mais avant celle où le puits a été foré. Toutefois, on ne peut réclamer ces coûts avant que les travaux concernant le puits ne soient terminés.

Le demandeur peut aussi réclamer un montant représentant 10 % des dépenses admissibles pour compenser des frais divers comme les frais généraux et les frais d'administration, les visites de consultation dans les communautés, la supervision et la gestion de projet, l'interprétation et l'analyse de données, la rédaction de rapports, les coûts liés aux aires de rassemblement et aux camps de base, les activités au bureau régional, les frais de remise en état des sites et la réclamation effectuée à la fin de la Période 1 (ou à la fin de la Période 2 pour une activité liée au paiement de loyers). Aucun document n'est exigé à l'appui de réclamations concernant des frais divers.

Le demandeur doit présenter une répartition détaillée des coûts en utilisant au besoin le modèle de présentation qui suit. Par contre, il peut choisir un autre modèle de présentation des coûts liés aux travaux de forage, qui soit d'un niveau de détails comparable au modèle présenté ici. Si le demandeur présente une copie d'une autorisation de dépenser afin d'appuyer une réclamation de dépenses, elle doit être rajustée pour tenir compte des coûts réels engagés et des restrictions concernant les coûts admissibles énoncées dans ce document. Par exemple, tous les frais liés à l'utilisation des terres et aux loyers de surface qui figurent sur l'autorisation de dépenser doivent être exclus de la demande de réclamation.

Section F. Travaux géophysiques (prospection sismique)

Le point de départ habituel aux fins du calcul des coûts admissibles est le début de la construction des routes d'accès, de la bande d'atterrissage, du profil sismique ou du camp ou le début du déplacement de l'équipement de prospection, de nettoyage ou de remise en état depuis une aire de rassemblement, selon la première de ces deux éventualités.

Les coûts admissibles cessent habituellement d'être comptabilisés au moment où l'équipement de prospection entreposé de nouveau à une aire de rassemblement ou à la fin des obligations contractuelles du demandeur concernant l'équipement de prospection, selon la dernière de ces deux éventualités.

Sous réserve du respect des conditions énumérées aux sections B et C, le demandeur peut également inclure les coûts de mobilisation ou de démobilisation et les coûts liés à l'attente 'entre les saisons' dans sa réclamation de dépenses admissibles.

Le demandeur peut réclamer les coûts de construction des installations (p. ex., bande d'atterrissage, routes d'accès, installations d'accostage) engagés au cours de la saison des travaux, mais avant celle où la prospection sismique a débuté. Toutefois, on ne peut réclamer ces coûts avant que les travaux ne soient terminés.

Les coûts reliés aux travaux de prospection sismique réalisés dans les limites des terres visées par le permis de prospection, sur une distance de trois kilomètres à l'extérieur de celles-ci, sont considérés comme des dépenses admissibles. De plus, les coûts liés aux profils individuels, qui s'étendent au-delà de la limite de trois kilomètres, acquis pour établir des points de raccordement aux puits ou des points de raccordement pour les levés sismiques existants situés à proximité, peuvent être acceptés comme des dépenses admissibles, sous réserve de l'approbation du Gestionnaire des droits.

Le demandeur peut aussi réclamer un montant représentant 10 % des dépenses admissibles pour compenser des frais divers comme les frais généraux et les frais d'administration, les visites de consultation dans les communautés, la supervision et la gestion de projet, l'interprétation et l'analyse de données, la rédaction de rapports, les coûts liés aux aires de rassemblement et aux camp de base, les activités au bureau régional, les frais de remise en état des sites et la réclamation effectuée à la fin de la Période 1 (ou à la fin de la Période 2 pour une activité liée au paiement de loyers). Aucun document n'est exigé à l'appui d'une réclamation concernant des frais divers.

Le demandeur doit présenter une répartition détaillée des coûts en utilisant au besoin le modèle de présentation qui suit. Par contre, il peut choisir un autre modèle de présentation des coûts liés à la prospection sismique, qui soit d'un niveau de détails comparable au modèle présenté ici. Si le demandeur présente une copie d'une autorisation de dépenser afin d'appuyer une réclamation de dépenses, elle doit être rajustée pour tenir compte des coûts réels engagés et des restrictions concernant les coûts admissibles énoncés dans ce document. Par exemple, tous les frais liés à l'utilisation des terres et aux loyers de surface qui figurent sur l'autorisation de dépenser doivent être exclus de la demande de réclamation.

Section G. Achat et retraitement de données sismiques

Le demandeur peut réclamer le coût réel de données sismiques acquises auprès d'un vendeur sans lien de dépendance. De plus, les coûts liés aux profils individuels qui s'étendent au-delà de la limite de trois kilomètres, acquis pour établir des points de raccordement aux puits ou des points de raccordement pour les levés sismiques existantes qui sont à proximité, peuvent être acceptés comme dépenses admissibles, sous réserve de l'approbation du Gestionnaire des droits.

La réclamation doit comprendre :

1. une copie de la facture d'achat;
2. une copie de l'accord de licence, fournissant la preuve que les droits d'obtention des données ont été transmis, du propriétaire initial au demandeur;
3. une carte indiquant les emplacements des profils sismiques acquis et les limites du permis de prospection.

Le demandeur peut aussi réclamer les coûts directs du retraitement des données sismiques acquises auprès d'une partie sans lien de dépendance. Le retraitement de données sismiques acquises dans le cadre d'une transaction avec lien de dépendance ou un retraitement effectué avec le propre équipement informatique du demandeur sera assujetti aux règles applicables énoncés dans la section A - Généralités.

Pour réclamer les coûts liés à projet de retraitement, le demandeur doit obtenir une autorisation de l'ONE avant le début du projet et se conformer aux exigences en matière de rapport énoncés, au paragraphe 38 (6) du Règlement sur les études géophysiques liées à la recherche du pétrole et du gaz au Canada.

Le demandeur peut également réclamer une allocation pour frais divers, représentant 10 % du coût total de l'achat et du retraitement.

Section H. Projets régionaux et autres projets

Le coût de l'ensemble (ou d'une partie) d'un projet géophysique régional (p. ex. levé aéromagnétique, levé gravimétrique) ou d'un projet géologique qui se relie directement au permis de prospection peut être considéré comme un projet admissible. Le demandeur doit vérifier auprès du Gestionnaire des droits, avant le début des travaux, s'il peut réclamer le coût de tout projet admissible qui sera réalisé sur des terres situées au-delà des limites prescrites sur le permis de prospection. Le coût des travaux réalisés hors des limites du permis peuvent être admissibles si le demandeur peut prouver que lesdits travaux contribuent directement à l'évaluation des terres visées par le permis.

Les coûts des études et levés, autorisés en tant que projets géophysiques, géologiques, projet de forage ou études environnementales sur le terrain directement liées aux projets proposés, seront de façon générale, considérés comme des dépenses admissibles. Les études socioéconomiques, les études de faisabilité technique, les études internes et les études acquises ne sont pas censées faire partie des travaux de prospection visés par le permis et les coûts qui s'y rapportent ne seront pas considérés comme des dépenses admissibles. Toutefois, le Gestionnaire des droits peut approuver certains projets qui contribueront de façon directe ou indirecte à l'évaluation des terres visées par le permis grâce à l'application ou à l'essai de nouvelles technologies ou techniques.

Section I. Coûts pour la recherche sur l'environnement biophysique

Les exigences et coûts nécessaires pour entreprendre des travaux afin de caractériser l'environnement biophysique lié aux travaux d'exploration primaires sont de plus en plus importants et difficiles à inclure dans la catégorie des 'frais divers'. Des moyens de collecte rentables et qui minimisent les effets sur l'environnement peuvent être réalisés grâce à la collaboration des entités non industrielles et des plates-formes de recherche partagées.

Ces coûts peuvent être considérés comme des dépenses admissibles s'ils sont soutenus par une déclaration sur la nature des recherches entreprises, et de l'endroit ou la manière dont les résultats seront publiés ou rendus accessibles au public.

De telles recherches peuvent être de nature régionale et peuvent être réparties entre les permis existants représentés par le demandeur sur la base des zones, ou bien tel que convenu avec le Gestionnaire.

Le montant réclamé sous cette catégorie est limité au plus élevé de 5% de l'offre originale d'exécution des travaux ou 100,000$.